E-Dziennik Budowy – jak założyć i prowadzić? Instrukcja krok po kroku

Cyfryzacja procesu budowlanego w Polsce znacznie przyspieszyła dzięki wprowadzeniu elektronicznego dziennika budowy. Dziś e-dziennik budowy jest prostszym i wygodniejszym narzędziem niż jego papierowy odpowiednik – pozwala na szybkie dodawanie wpisów, łatwe udostępnianie danych uczestnikom procesu budowlanego, a także eliminuje ryzyko zgubienia lub zniszczenia dokumentu. W tym kompleksowym przewodniku dowiesz się jak założyć e-dziennik budowy, jak krok po kroku założyć e-dziennik budowy w systemie GUNB, jak wyglądają zasady korzystania z narzędzia, kto ma dostęp i kto wypełnia dziennik budowy, ile kosztuje jego założenie oraz jak zamknąć e-dziennik budowy po zakończeniu inwestycji. To praktyczna instrukcja krok po kroku, dzięki której bez problemu samodzielnie przejdziesz przez cały proces.

E-dziennik budowy to oficjalny, elektroniczny dokument prowadzony w systemie GUNB, w którym rejestrowane są wszystkie istotne zdarzenia dotyczące realizacji inwestycji: rozpoczęcie prac, przerwy, odbiory, kontrole oraz czynności uczestników procesu budowlanego.

System umożliwia prowadzenie dziennika budowy online, co oznacza:

• dostęp 24/7 z dowolnego miejsca,

• brak konieczności przechowywania dokumentu papierowego,

• automatyczne zapisywanie historii operacji,

• możliwość dołączania zdjęć i plików.

Obowiązek prowadzenia dziennika budowy wynika z Prawa budowlanego, a dla zdecydowanej większości inwestycji związanych z budową domu jednorodzinnego jego posiadanie jest niezbędne, zwłaszcza jeśli budowa wymaga pozwolenia na budowę.

Jeśli nie masz jeszcze pewności, czy Twoja inwestycja wymaga pozwolenia, przeczytaj nasz przewodnik: ➡️ https://www.archon.pl/pozwolenie-na-budowe-art-10133

Zgodnie z art. 45 ust. 1 Prawa budowlanego, dziennik budowy należy prowadzić od dnia rozpoczęcia robót aż do momentu ich zakończenia. Inwestor odpowiada za:

• założenie e-dziennika,

• dodanie kierownika budowy i pozostałych uczestników,

• zapewnienie prawidłowego prowadzenia dokumentacji. Od 2023 r. inwestor ma pełną swobodę wyboru – może zdecydować się na dziennik papierowy lub elektroniczny. W praktyce większość inwestorów wybiera wersję elektroniczną ze względu na wygodę i mniejszą liczbę formalności.

Dostęp do e-dziennika budowy mają:

• Inwestor – właściciel dziennika, zarządza uczestnikami;

• Kierownik budowy – osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji i wpisy techniczne;

• Inspektor nadzoru inwestorskiego (jeśli został powołany);

• Projektant – może dokonywać wpisów związanych z nadzorem autorskim;

• Organy nadzoru budowlanego – w zakresie kontroli.

Najważniejsze jest to, że kto wypełnia dziennik budowy w znaczeniu operacyjnym? Przede wszystkim kierownik budowy. To on odpowiada za jakość i zgodność wpisów z przepisami.

Więcej o jego obowiązkach przeczytasz tutaj: ➡️ Kierownik budowy – prawa, obowiązki i odpowiedzialność kierownika budowy

W tej części znajdziesz szczegółową instrukcję: GUNB e-dziennik – jak założyć krok po kroku, wraz z praktycznymi wskazówkami i wymaganymi danymi.

Aby móc założyć e-dziennik, musisz wykonać trzy pierwsze czynności:

1. Wejdź na stronę e-Dziennik GUNB: https://e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl

2. Zaloguj się przez login.gov.pl, czyli za pomocą:

◦ profilu zaufanego,

◦ e-dowodu,

◦ bankowości elektronicznej.

3. Wybierz opcję „Załóż nowy dziennik budowy”.

W systemie znajdziesz intuicyjne ekrany, a w przyszłości GUNB planuje udostępnić także e-dziennik budowy instrukcja z ekranami w formie wideo.

Dane, które musisz podać przy zakładaniu dziennika:

• numer pozwolenia na budowę lub zgłoszenia z projektem,

• adres inwestycji,

• numer działki,

• dane inwestora,

• rodzaj inwestycji,

• planowaną datę rozpoczęcia robót.

Po wpisaniu danych system wygeneruje formularz. Po jego zatwierdzeniu GUNB nada Twojej inwestycji elektroniczny dziennik budowy.

Ile kosztuje założenie e-dziennika?

Obecnie 0 zł – usługa jest bezpłatna. Wszystkie czynności związane z nadaniem, prowadzeniem i zamknięciem dziennika są realizowane bez opłat administracyjnych.

Po wysłaniu wniosku otrzymasz potwierdzenie jego złożenia e-mailem.

Po kilku minutach do maksymalnie kilku godzin otrzymasz informację o nadaniu numeru dziennika. Od tego momentu możesz:

• dodawać uczestników budowy,

• wykonywać wpisy,

• dołączać dokumenty,

• udostępniać dziennik kierownikowi budowy.

Zanim rozpoczniesz budowę, wybierz projekt domu dopasowany do wymagań Twojej działki – zobacz specjalne kolekcje projektów ARCHON+, dopasowane do konkretnych warunków działki:

Gdy dziennik jest już aktywny, możesz rozpocząć rejestrowanie zdarzeń na budowie. Prowadzenie e-dziennika jest znacznie wygodniejsze niż w wersji papierowej, ale warto znać kilka praktycznych zasad.

Aby dodać nowy wpis:
    1. Zaloguj się do systemu GUNB e-dziennik.
    2. Wybierz zakładkę „Wpisy”.
    3. Kliknij „Dodaj nowy wpis”.
    4. Wypełnij pola:
        ◦ opis zdarzenia,
        ◦ data,
        ◦ osoby biorące udział,
        ◦ załączniki (np. zdjęcia z placu budowy, protokoły, dokumenty).
    5. Zapisz wpis i prześlij do akceptacji kierownika budowy (jeśli nie jesteś kierownikiem).
Ważne: wpisy w dzienniku budowy muszą być zgodne z art. 45a Prawa budowlanego. Oznacza to, że dokumentujesz tylko czynności istotne z punktu widzenia przebiegu budowy.

Kierownik ma najwyższe uprawnienia operacyjne:

    • zatwierdza wpisy,

    • dodaje wpisy o stanie zaawansowania robót,

    • potwierdza rozpoczęcie i zakończenie budowy,

    • rejestruje przerwy.

To niezwykle ważne, ponieważ w praktyce brak potwierdzenia wpisu przez kierownika może uniemożliwić kontynuowanie formalnego przebiegu robót.

Inspektor nadzoru może:

    • wpisywać uwagi,

    • potwierdzać odbiory,

    • dodawać dokumenty.

Do najważniejszych wpisów należą:

• Wpis o rozpoczęciu budowy – zwykle pierwszy wpis kierownika.

• Wpisy dotyczące etapów budowy (fundamenty, ściany, stropy, dach).

• Wpisy z odbiorów częściowych i końcowych.

• Wpis o przerwie w budowie, jeśli trwa dłużej niż 30 dni.

• Uwagi projektanta związane z nadzorem autorskim.

Warto pamiętać, że kompletna dokumentacja ułatwi późniejszy odbiór domu, opisany dokładnie tutaj: ➡️ Odbiór domu i częściowy odbiór domu - różnice.

Choć system jest intuicyjny, w praktyce inwestorzy często napotykają problemy. Poniżej znajdziesz najczęstsze z nich i sposoby ich rozwiązania.

Najczęstsze przyczyny:

• brak aktywnego profilu zaufanego,

• nieaktualne dane w bankowości elektronicznej,

• logowanie przez niewłaściwy adres (wejście nie przez login.gov.pl).

Wskazówka:

Zawsze loguj się z poziomu strony głównej systemu GUNB, a potem wybieraj metodę logowania.

Wielu inwestorów błędnie wprowadza dane kierownika, inspektora lub projektanta, co uniemożliwia dodanie ich do dziennika.

Jak dodać uczestników budowy do e-dziennika?

1. Wejdź w zakładkę „Uczestnicy”.

2. Kliknij „Dodaj uczestnika”.

3. Wprowadź:

◦ imię i nazwisko,

◦ numer telefonu,

◦ adres e-mail,

◦ numer uprawnień (dla kierownika i inspektora).

4. Zapisz i wyślij zaproszenie.

Uwaga: adres e-mail musi być identyczny z tym, którego dana osoba używa przy logowaniu przez login.gov.pl.

Czasem kierownik:

• zapomina zatwierdzić wpis,

• nie widzi powiadomienia w systemie,

• nie ma dostępu do e-maila.

Możesz przypomnieć mu w systemie o potwierdzeniu wpisu, korzystając z funkcji „Przypomnij o akceptacji”.

Ostatnim etapem prowadzenia dokumentacji jest zamknięcie e-dziennika budowy.

Po zakończeniu wszystkich prac kierownik budowy dokonuje końcowego wpisu:

• potwierdza zakończenie wszystkich robót,

• opisuje stan budynku,

• zgłasza gotowość obiektu do odbioru.

Inwestor składa następnie zawiadomienie o zakończeniu budowy do PINB. Do zawiadomienia dołączasz:

• oświadczenie kierownika budowy,

• wymagane dokumenty odbiorowe,

• numer e-dziennika budowy, ale nie musisz drukować dziennika – organ ma do niego dostęp online.

1. Kierownik wykonuje ostatni wpis.

2. Inwestor składa wniosek o zamknięcie dziennika w systemie.

3. GUNB automatycznie przenosi dokument do archiwum.

Dostęp do e-dziennika po zakończeniu inwestycji

Po zamknięciu inwestycji dokument:

• jest dostępny dla inwestora bezterminowo,

• może zostać pobrany w formacie PDF,

• pozostaje dostępny dla organów nadzoru.

To bardzo wygodne – dokumentu nie da się zgubić, zniszczyć ani uszkodzić, jak to bywa z papierowymi dziennikami.

Elektroniczny dziennik budowy to ogromne ułatwienie dla inwestorów, kierowników i projektantów. Najważniejsze korzyści, które zauważysz już od pierwszego dnia:

• Wygoda i dostępność online – zawsze masz przy sobie pełną dokumentację.

• Łatwe udostępnianie – szybkie dodawanie uczestników budowy i nadawanie uprawnień.

• Bezpieczeństwo – brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia dokumentu.

• Porządek w dokumentacji – możliwość dodawania zdjęć, plików, protokołów.

• Przejrzystość procesu – pełna historia wpisów i zdarzeń.

• Zero kosztów – założenie i prowadzenie dziennika jest bezpłatne.

Jeśli planujesz rozpocząć budowę lub jesteś na etapie kompletowania formalności, skorzystanie z dziennika budowy online to najlepsza decyzja – oszczędza czas i eliminuje wiele typowych problemów związanych z dokumentacją papierową.